Setelah menbahas pengertian dan jenis sekretaris, maka dibawah ini kemudian akan dibahas masing-masing permasalahan tersebut secara satu persatu :
1. Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif
Seorang sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan tamu- tamu dengan berbagai tingkatan atau golongan. Untuk itu seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik dan menguasai bahasa Indonesia dan beberapa bahasa asing dengan baik. Ia pun dituntut untuk memilih kata dan menyususn kalimat secara baik dan jelas, menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi dengannya. Untuk meningkatkan kualitas seorang pemimpin harus meningkatkan kuaitas berkomunikasi dengan meningkatkan bahasa yang dimiliki seperti bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya sehingga dapat berkomunikasi dengan tamu- tamu tingkat eksekutif, agar seorang sekretaris mampu membantu pimpinan dalam bernegosiasi .
Adapun kriteria komunikasi yang efektif adalah sebagai berikut :
· Penerima mengerti atau memahami isi pesan
· Penerima dapat menerima atau menyetujui isi pesan
· Penerima mengadakan suatu tindakan (aksi), sesuai dengan yang dikehendaki oleh pengirim.
2. Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi
Sekretaris bertugas mencarikan dan menyajikan informasi kepada pimpinannya. Untuk itu ia harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan sehingga dapat memiih informasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada pemimpin
3. Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusi
Sekretaris yang bekerja secara paripurna harus mampu berpikir untuk mengidentifikasi sebab dan akibat setiap kali menghadapi masalah dan dapat mencari solusinya dengan tepat. Sehingga pimpinan tidak perlu terus menerus menuntun dan membimbing sekretaris, namun cukup mendelegasikan setiap penugasan kepada sekretaris dan sekretaris yang bersangkutan mampu menyelesaikannya secara paripurna.
Pimpinan cukup memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan memberi delegasi secukupnya, selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris untuk menindak lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam setiap menyelesaikan tugasnya.
4. Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas
Tugas seorang sekretaris dapat dikelompokkan ke dalam 8 macam sebagai berikut :
a. Tugas–tugas rutin, yaitu tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah khusus, perhatian khusus atau pengawasan khusus. Misalnya tugas membuka surat, menerima tamu, menyimpan surat/arsip, menerima telepon, menyusun dan membuat jadawal pimpinan.
b. Tugas-tugas khusus, yaitu tugas-tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dengan penyelesaian secara khusus dengan dimintai pendapatnya, pertimbangan dan pengalamannya. Tugas tersebut diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa sekretaris mampu menyimpan kerahasiaan tugas. Misalnya mengonsep surat perjanjian antara perusahaan dengan rekanan, menyusun surat perjalanan bisnis /dinas pimpinan dan sebagainya.
c. Tugas-tugas istimewa, yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan antara lain.
· Membetulkan letak alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang diperlukan
· Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para relasinya
· Bersama-sama atau mewakili sesorang menerima sumbangan-sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya
· Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan
· Memeriksa hasil pengumpulan dan/uang atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan
· Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemua bisnis
· Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor yang perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.
e. Tugas Resepsionis, yaitu tugas sebagai penerima tamu , antara lain :
· Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon
· Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan
· Mencatat janji-janji untuk pimpinan
· Menyusun kerja sehari-hari pimpinan
f. Tugas Keuangan, yaitu tugas mengelola keuangan, antara lain :
· Menangani urusan keuangan pimpinan dengan bank, misalnya penyampaian/ penyimpanan uang di bank
· Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan
· Mengurus kas kecil, yaitu mencatat dan menyediakan dana untuk pengeluaran rutin sehari-hari yang jumlahnya relatif kecil.
g. Tugas Sosial, yaitu tugas amal dan kemasyarakatan, antara lain :
· Mengurus rumah tangga kantor pimpinan
· Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor beserta pengurusan undangan
· Menyumbang untuk amal, bakti sosial
h. Tugas Insidental, yaitu tugas yang dilaksanakan pada waktu dan keadaan tertentu, antara lain :
· Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, pidato atau pernyataan pimpinan
· Membuat ikhtisar dari berita atau karangan yang termuat dalam surat
· Mengoreksi bahan cetakan seperti brosur, undangan, prospectus, formulir dan daftar yang dikonsep pimpinan
· Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan
· Membantu penerbitan intern organisasi
i. Tugas-tugas sekretaris dalam Business Meeting, yaitu tugas sekretaris dalam mengorganisir suatu pertemuan bisnis. Agar pertemuan dapat membawa hasil maka pedomannya yaitu :
· Waktu dan tempat harus dipastikan
· Makan dan minum disediakan
· Sediakan kertas kerja, brosur dan alat tulis
· Waktu pertemuan hendaknya diatur bebas dari acara-acara lain
· Jadwal pertemuan diatur secara baik agar pertemuan membawa kesan yang menyenangkan
· Pilihlah hari yang tepat, misalnya antara hari Selasa, Rabu dan Kamis.
Seseorang yang tidak memiliki komitmen dalam tugasnya hanya menyelesaikan pekerjaan didasari oleh ketaatan pada norma- norma formal yang berlaku, yang mengikat orang untuk melaksanakan tugasnya. Namun apabila pengawasan mengendur atau sangsi tidak diterapkan secara konsisten, maka orang akan cenderung melanggar aturan ataupun menghindari tanggung jawab.
Fungsi sekretaris menuntut mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, untuk itu harus memiliki komitmen pada tugas sebagai salah satu ciri sekretaris yang profesional.
5. Kemampuan mengembangkan skill Human Relations
Kemampuan-kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :
a. Kemampuan dan keterampilan teknis yang harus dan mutlak dikuasai oleh seorang sekretaris seperti computer, bahasa inggris, shorthand dan filling
b. Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi
c. Keterampilan penggunaan mesin-mesin kantor (PABX, mesin printer, mesin fotocopy, scanner, mesin fax, dan lain sebagainya).
Oleh karena tugas sekretaris adalah berhubungan dengan berbagai macam individu yang masing-masing berbeda latar belakang, berbeda status sosial, berbeda kepentingan, berbeda kedudukan, maka sekretaris dituntut mampu memahami pihak- pihak yang berhubungan dengannya. Hal yang perlu diperhatikan dalam human relation adalah team work, positif thinking, good remainder, Discrete, dan Tacful.
Penjabarannya adalah sebagai berikut :
a. Team Work : mampu bekerja sama dalam team
Tidak boleh menganggap diri lebih hebat, meremehkan orang lain, menutup mata pada keberhasilan dan kelebihan orang lain.
b. Positif Thinking
Komponen yang positif pada first impression :
· Sebut nama lawan bicara Anda
· Sambut tamu di pintu ruang Anda
· Tersenyum ketika berjumpa dengan tamu
· Salam dan mengulurkan tangan
· Jangan bicara terlalu pesan / keras
· Tunjukkan keramahan kepada setiap orang
c. Good reminder :
Dalam hal ini lebih tertuju kepada Schedule pimpinan, hari ulang tahun pimpinan, karyawan, dan juga rekan bisnis.
Dalam hal ini lebih tertuju kepada Schedule pimpinan, hari ulang tahun pimpinan, karyawan, dan juga rekan bisnis.
d. Discrete :
Tidak mudah membicarakan masalah seseorang / perihal yang diketahui kepada orang lain yang tidak berkepentingan
e. Tactful :
Bijaksana dan berhati-hati dalam memilih kata atau berkomentar saat berhubungan dengan pimpinan ataupun orang lain.
6. Tanggung jawab dalam bekerja
Seorang sekretaris harus memiliki komitmen dan sikap yang dilandasi rasa tanggung jawabpada tugas maka mereka akan menyelesaikan tugas atau pekerjaannya karena merasa terikat pada penyelesaian tugas tersebut, bukan karena terikat pada norma-norma formal, sehingga apabila tidak menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya, mereka akan merasa bersalah dan bukannya takut pada sanksi.
Namun apabila seseorang sekretaris terlalu sering menghindar diri dari tanggung jawab, sikap seperti ini mencerminkan kepribadian yang tidak dewasa, labil, tidak dapat dipegang.
Untuk itu sekretaris harus melatih diri untuk menjadi sekretaris yang penuh tanggung jawab, yang mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, bahkan dituntut untuk mampu mengawasi dirinya sendiri.
7. Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris
Pada zaman era globalisasi, sekretaris harus mengembangkan diri mengikuti perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi.
Untuk menjadi sekretaris yang profesional harus dapat mengikuti perkembangan zaman sehingga mampu dapat mengatasi perubahan dan dapat bekerja semaksimal mungkin untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris dengan daya saing yang semakin maju.
Adapun pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :
· Pengetahuan akan bidang usaha tempat kita bekerja
· Pengetahuan akan produk dari perusahaan
· Pengetahuan akan Rekanan bisnis pimpinan
· Pengetahuan akan pesaing dari perusahaan
Ada banyak cara yang dapat diakukan untuk menambah wawasan dan pengetahuan diantaranya adalah :
· Banyak membaca dan mengikuti perkembangan dari berita-berita surat kabar dan media elektronik
· Banyak mengikuti forum, workshop, seminar, pelatihan, kursus, diskusi,
· Dan juga belajar menuangkan isi pemikiran kita dalam bentuk tulisan
Disamping kecerdasan intelektual, kita juga perlu memperhatikan kecerdasan logika dalam emosi kita, diantaranya yaitu :
· Meningkatkan profesionalisme kerja dan lingkungan kerja yang nyaman
· Mampu menggunakan emosi secara efektif untuk mencapai tujuan (pengendalian emosi)
· Memahami emosi orang lain
Profesionalisme yang berhasil adalah yang secara teknik menguasai pekerjaan dan memiliki kecerdasan emosi yang tinggi:
· Pengambilan keputusan
· Kepemimpinan
· Kepuasan pelanggan
· Kerjasama dan saling percaya
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
