1.1 Definisi sistem dan Prosedur perkantoran
Sistem perkantoran ialah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola kebulatan, tata kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang kerja atau fungsi pokok dalam suatu organisasi. Misalnya sistem kearsipan atau sistem penyimpanan warkat yang meliputi pedoman-pedoman penyimpanannya, ukuran-ukuran bakunya, alat perlengkapannya, tata cara penaruhan dan pengambilan warkat, tata tertib peminjaman berkas sampai prosedur penyingkiran dan pemusnahan arsip.
Menurut Ahli Inggris J.C. Denyer (Office Management, 1975) memberikan definisi sistem perkantoran sebagai berikut:
Dapatlah dikatakan bahwa suatu sistem perkantoran adalah urutan baku operasi-operasi dalam suatu kegiatan perusahaan khusus (pembayaran upah, pembuatan faktur penjualan, dan sebagainya) dan berkenaan dangan bagaimana operasi-operasi itu dilaksanakan (metode) maupun dengan dimana dan bila mana dilaksanakan
Definisi yang diberikan oleh Terry:
Suatu prosedur perkantoran dapat didefinisikan sebagai suatu rangkaian langkah-langkah ketatausahaan yang bertalian, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari satu orang, yang membentuk suatu cara yang diterima dan menjadi tetap dalam menjalankan suatu tahap aktivitas perkantoran yang penting dan menyeluruh. Jadi Prosedur perkantoran adalah segenap rangkaian metode kantor yang telah menjadi langkah-langkah tetap dalam penyelesaian sesuatu pekerjaan di bidang tatausaha biasanya oleh lebih daripada satu petugas.
1.2 Perencanaan Sistem Perkantoran
Manajemen adalah segenap perbuatan menggerakkan sekelompok petugas dan mengerahkan segenap saran dalam sesuatu organisasi apa pun untuk mencapai tujuan tertentu. Pejabat pimpinan yang bertugas melakukan perbuatan menggerakkan petugas dan mengerahkan sarana itu disebut manajer. Secara lengkap tugas seorang manajer adalah:
a. Perencanaan : Pola perbuatan menggambarkan di muka hal-hal yang harus dikerjakan dan caranya mengerjakan.
b. Pembuatan Keputusan : Pola perbuatan melakukan pemilihan di antara berbagai kemungkinan untuk menyelesaikan soal-soal yang terjadi.
c. Pembimbingan : Pola perbuatan mendorong semangat bekerja, mengarahkan para pelaksana, dan memberi petunjuk.
d. Pengorganisasian : Pola perbuatan menghubungkan dan menyelaraskan para pelaksana berikut tugasnya satu sama lain.
e. Pengontrolan : Pola perbuatan memeriksa dan mencocokkan agar pekerjaan-pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana dan hasil yang ditentukan.
f. Penyempurnann : Pola Perbuatan memperbaiki tata rangka dan tatakerja dalam organisasi yang bersangkutan.
Sesuai dengan perincian di atas, salah satu tugas seorang manajer kantor adalah melakukan Perencanaan, yaitu perencanaan sistem perkantoran. Hal pokok yang harus direncanakan ialah seluruh tatausaha dalam organisasinya sebagai sistem perkantoran. Jadi, tugas pertama seseorang manajer perkantoran ialah melakukan perencanaan terhadap sistem perkantoran pada organisasi atau perusahaannya.
Secara terperinci aktivitas perencanaan itu menyangkut penetapan tujuan, haluan, sistem, prosedur, dan metode yang perlu dilaksanakan dalam kaitannya dengan:
a. Pekerjaan rutin dan arus lalu lintas pekerjaan perkantoran
b. Rancangan dan pemakaian formulir perkantoran.
c. Penggunaan mesin dan perlengkapan perkantoran.
Berbagai metode, prosedur, dan sistem perkantoran dalam setiap organisasi perlu direncanakan sebaik-baiknya oleh manajer perkantoran karena pasti meningkatkan efisiensi organisasi yang bersangkutan dalam mencapai tujuannya. J. C. Denyer menyebutkan pentingnya sistem perkantoran yang direncanakan secara baik karena berbagai manfaat yang antara lain:
a. Kelancaran pekerjaan perkantoran, dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan;
b. Pengurangan keterlambatan, hambatan;
c. Kontrol yang lebih baik terhadap pekerjaan;
d. Penghematan tenaga kerja dan biaya tatausaha;
e. Koordinasi berbagai seksi dan bagian dalam organisasi;
f. Kemudahan dalam melatih para pegawai tatausaha.
Office Policy adalah: segenap azas yang dijadikan pedoman dan ukuran dalam pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien. Dalam pengertiannya yang luas untuk berbagai bidang kegiatan, azas adalah: dalil umum yang dinyatakan dengan istilah-istilah umum dengan tanpa menyarankan cara-cara khusus mengenai pelaksanaannya yang dapat diterapkan pada suatu rangkaian perbuatan untuk menjadi petunjuk yang tepat bagi perbuatan-perbuatan itu.
Sistem perkantoran yang baik juga berpegang pada sejumlah asas atau prinsip tertentu. J.C. Denyer telah mencatat asas-asas umum sistem perkantoran yang baik sebagai berikut:
a. Sistem perkantoran yang baik mempunyai suatu arus kerja yang lancar tanpa terjadi hambatan-hambatan;
b. Sistem perkantoran yang baik menghindari terjadinya kekembaran kerja dan warkat;
c. Sistem itu menjaga sehingga perjalanan mondar-mandir para petugas terjadi secara minimum;
d. Sistem itu menghindari pula tulis-menulis yang tidak perlu;
e. Sistem Perkantoran memanfaatkan sebaik-baiknya kelebihan spesialisasi dalam pelaksanaan kerja;
f. Sistem perkantoran yang baik menjaga sehingga jumlah pekerjaan dengan perbekalan kertas adalah minimum;
g. Sistem Perkantoran yang baik menghindari pengecekan yang tidak perlu;
h. Untuk terciptanya prosedur rutin yang tetap, pengecualian terhadap aturan perlu di usahakan sesedikit mungkin;
i. Sistem Perkantoran memanfaatkan sebaik-baiknya mesin.
j. Sistem Perkantoran yang baik harus berdasarkan azas kesederhanaan.
1.3 Sistem Informasi Manajemen
Suatu jenis sistem perkantoran yang pada akhir-akhir ini banyak direncanakan oleh manajer perkantoran yang berubah kedudukannya menjadi manajer administrative ialah sistem informasi manajemen (management information sistems, terkenal dengan singkatannya MIS). Sistem termaksud dapat dirumuskan sebagai kebulatan jalinan hubungan dan jaring lalulintas informasi dalam sesuatu organisasi mulai dari sumber yang melahirkan bahan keterangan melalui proses pengumpulan, pengolahan, penahanan sampai penyebarannya kepada para petugas yang berkepentingan agar dapat melaksanakan semua tugas dengan sebaik-baiknya dan terakhir tiba pada pucuk pimpinan organisasi untuk keperluan membuat berbagai keputusan yang tepat.
Selama ini sistem informasi dalam organisasi umumnya dianggap sejalan dengan kerangka pembagian sesuatu organisasi dalam satuan-satuan di bawahnya. dalam pengertian yang sangat umum informasi (information, keterangan) adalah segala sesuatu yang dikomunikasikan di antara orang-orang (kini juga di antara orang dengan mesin dan mesin dengan mesin). Melakukan komunikasi pada pokoknya berarti memberitahukan pengertian kepada pihak lain.
Selain itu definisi informasi adalah bahan bagi komunikasi. Tanpa informasi takkan ada komunikasi dan sebagaimana telah diketahui tanpa melakukan komunikasi tidak akan ada orang yang bisa hidup, masyarakat yang bisa berkembang atau organisasi yang bisa mencapai tujuannya. Jadi, informasi merupakan salah satu sumber kekuatan ataupun faktor hidup dari orgnisasi apa pun. Dengan adanya sistem informasi yang baik dapatlah tercegah pencarian keterangan yang lama atau bahkan kehilangan keterangan yang merugikan manfaat besar, yaitu melengkapi para petugas dan pimpinan organisasi dengan keterangan-keterangan yang perlu agar dapat melaksanakan tugasnya masing-masing sebaik mungkin.
Menurut Hershner Cross sistem informasi manajemen yang terpadu merupakan suatu gabungan yang amat teratur dari pegawai, perlengkapan, dan fasilitas-fasilitas yang melakukan penyimpanan, pengambilan pengolahan, pengiriman, dan peragaan data, semuanya sebagai tanggapan terhadap kebutuhan-kebutuhan para pembuat keputusan pada semua tingkat organisasi dalam perusahaan.
Haynes dan Massie yang mengikuti konsep Robert Anthony dan ahli-ahli lainnya membagi pengertian management information dalam 3 kategori yang berikut:
a. Strategic planning information (informasi untuk perencanaan yang strategis).
b. Management control information (informasi untuk control oleh pimpinan).
c. Operational information (informasi pengerjaan).
Secara sistematik dapatlah ditegaskan bahwa setiap sistem informasi manajemen meliputi 4 unsur pokok yang berikut:
1) Sumber daya : berupa data yang kemudian menjadi informasi.
2) Hampiran : kerangka sistem.
3) Aktivitas : pengolahan (processing)
4) Perlengkapan : berbagai peralatan elektronik yang mewujudkan otomasi.
Sistem informasi manjemen (MIS) tidak hanya satu macam saja, karena itu dianggap sebagai pola juga ada bermacam-macam sesuai dengan jenis-jenis organisasi atau perusahaan. Tetapi apapun bentuk dan bagaimanapun corak sesuatu sistem informasi manajemen, tujuan terakhir dan cita-cita tertinggi dari penelaahan-penelaahan terhadap sistem keterangan dalam organisasi ialah penyusunan Total Management Information System Menurut Terry:
“Sistem ini akan meliputi seluruh badan usaha dan melalui pengumpulan sistematik, pengolahan, penyebaran data akan menyediakan semua informasi yang perlu kepada setiap orang agar dapat memberikan bantuan maksimum dalam mencapai tujuan-tujuan tertentu.
1.4 Peranan sistem dan prosedur dalam keseluruhan pekerjaan manajemen
Sistem dan prosedur merupakan bagian integral dari pekerjaan setiap manajer. Dengan ini dimaksudkan bahwa setiap orang yang mengawasi, membimbing, atau mengurusi kegiatan-kegiatan dari bawahan (beberapa atau banyak) mempunyai pertanggungjawaban yang sejalan dengan pekerjaannya bagi sistem dan prosedur yang dipergunakannya bersama-sama dengan bawahannya; bagaimana mengerjakan segala sesuatu, cara dan sarana yang dipergunakan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang diserahkan, dan metodologi proses kerja yang di pakai. Sistem dan prosedur dengan demikian merupakan suatu bidang lapangan kegiatan/usaha yang harus digolongkan sebagai salah satu dari beberapa unsur-unsur manajemen.
Sistem dan prosedur dapat dibagi kedalam dua kategori, yaitu untuk karyawan pabrik (blue collar) dan karyawan kantor (white collar).
1. “Blue-collar systems and procedures” ialah sistem dan prosedur yang ditandai dengan adanya pabrik, bengkel, halaman, pemeliharaan, proyek bangunan, prosedur (manual dan mekanis) yang dipergunakan dalam pemabrikan, konstruksi, pemeliharaan dan pembuatan barang-barang dan pengerjaan parts dan bahan-bahan yang dipergunakan.
2. “White –collar systems and procedure” ialah sistem dan prosedur yang ditandai dengan adanya manajemen administrative, dalam arti yang luas, termasuk di dalamnya ialah prosedur yang biasanya dikenal sebagai pekerjaan perkantoran, seperti misalnya pengerjaan kertas-kertas, penyimpanan catatan-catatan pembukuan.pelaporan,perencanaan, penjadwalan kerja penganggara-belanjaan, standard-standard kerja, pengawasan produksi dan lainnya.
1.5 Pertanggungjawaban sistem dan prosedur
Sistem dan prosedur merupakan tanggung jawab daripada setiap orang dalam setiap jawatan atau perusahaan. Apabila Pertanggungjawaban sistem dan prosedur ditiadakan maka akan mengakibatkan:
1. Orang-orang sedikit sekali berbuat atau sama sekali tidak berbuat terhadap hal-hal yang berhubungan dengan sistem dan prosedur
2. Orang berbuat sesuatu menimbulkan tujuan yang tumpang-tindih, bertentangan, atau berpandangan sempit (licik).
1.5.1 Pertanggungjawaban pegawai/pekerja (yaitu staff atau pelaksana yang tiada mengawasi seorangpun) secara minimum terdiri dari:
1. Mempergunakan instruksi-instruksi prosedural yang di terimanya, baik secara lisan atau tertulis, dan untuk menyimpang dari instruksi-instruksi ini hanya sampai pada tingkat yang diizinkan,
2. Apabila instruksi-instruksi yang diterimanya tidak mencakup semua hal yang ia kerjakan, maka ia harus mengembangkan dan mempergunakan sistem dan prosedur sendiri.
3. Menemukan dan mengusulkan kepada atasannya, cara dalam instruksi prosedural yang telah diterimanya dapat diubah, baik demi kejelasannya ataupun untuk memperoleh penyempurnaan yang menguntungkan,
4. Terus-menerus mencari dan mempergunakan cara dan sarana bagi penyempurnaan prosedur-prosedur yang dirancang sendiri.
1.5.2 Pertanggungjawaban sistem dan prosedur bagi para pengawas tingkat pertama ( pegawai lini yang memiliki tanggung-jawab langsung atas pegawai/pekerja yang tidak mempunyai tingkat pengawasan yang lebih rendah di bawah wewenangnya) secara minimum meliputi:
1. Menuntun dan membimbing orang-orang yang diawasinya pada waktu mereka melaksanakan tanggungjawabnya di bidang sistem dan prosedur,
2. Untuk mengamati semua sistem dan prosedur yang diperlukan atau dipergunakan dalam unit organisasi yang menjadi tanggung-jawabnya yang resmi sebagai seorang manajer.
3. Mengkoordinasikan secara horizontal dan vertical dengan unit-unit organisasi yang lain dalam bidang sistem dan prosedur untuk mendapatkan saling pengertian.
1.5.3 Pertanggungjawaban sistem dan prosedur bagi para pengawas/pejabat yang berada di antara diantara pengawas tingkat pertama dengan tingkat tertinggi dalam perusahaan (yaitu pengawas yang mengawasi para pengawas), secara minimum intinya sama dengan pertanggungjawaban pengawas tingkat pertama. Pada tingkat lebih tinggi, tentu saja para petugas pengawasan yang bersangkutan mempunyai pertanggungjawaban di bidang sistem dan prosedur yang jauh lebih luas karena menyangkut orang yang lebih banyak, dan dengan demikian lebih banyak fungsi, dan tanggung jawabnya lebih berat, dalam arti meliputi tingkat-tingkat kekuasaan pengawasan yang lebih banyak.
1.6 Batasan fungsi system dan prosedur
Meskipun fungsi sistem dan prosedur dapat dibatasi dalam istilah-istilah yang paling sederhana sebagai “ akal sehat yang terorganisir”, tetapi suatu definisi kerja yang lebih formal berbunyi “ Analisa terhadap kebijaksanaan, prosedur, formulir-formulir dan perlengkapan untuk menyederhanakan dan menstandarisasikan pekerjaan-pekerjaan kantor”. Semua fungsi dalam organisasi seperti misalnya produksi, pemasaran, keuangan, pembelian, hubungan industrial dan sebagainya, dilaksanakan dengan sarana data kerja, atau sistem dan prosedur, yang menterjemahkan kebijaksanaan manajemen ke dalam tindakan-tindakan.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
