A. Pengertian dan Sejarah Protokoler
Dalam pengertian luas protokoler adalah seluruh hal yang mengatur pelaksanaan suatu kegiatan baik dalam kedinasan/kantor maupun masyarakat.
1. Sejarah Kata Protokol
Secara estimologis istilah protokol dalam bahasa Inggris protocol, bahasa Perancis protocole, bahasa Latin protocoll(um) dan bahasa Yunani protocollon. Dalam kamus Bahasa Inggris Oxford,
"Protocol is the code of ceremonial forms or courtesies used in official dealings, as between heads of state or diplomats."
Awalnya, istilah protokol berarti halaman pertama yang dilekatkan pada sebuah manuskrip atau naskah. Sejalan dengan perkembangan jaman, pengertiannya berkembang semakin luas tidak hanya sekedar halaman pertama dari suatu naskah, melainkan keselurahan naskah yang isinya terdiri dari catatan, dokumen persetujuan, perjanjian, dan lain-lain dalam lingkup secara nasional maupun internasional.
Perkembangan selanjutnya, protokol berarti kebiasan-kebiasan dan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan formalitas, tata urutan dan etiket diplomatik. Aturan-aturan protokoler ini menjadi acuan institusi pemerintahan dan berlaku secara universal.
Masalah protokoler ditujukan pada keberhasilan pelaksanaan suatu kegiatan dan pada hal-hal yang mengatur seluruh manusia yang terlibat dalam pelaksanaan suatu kegiatan. Suatu kegiatan apapun pada dasarnya merupakan pelaksanaan dari hasil kerja tahapan-tahapan sebelumnya. Tahapan-tahapan tersebut diperlukan untuk menunjang suksenya puncak acara.
Dalam Rapat Kerja Nasional-Rakernas Protokol tanggal 7-9 Maret 2004 di Jakarta disepakati keprotokolan adalah ”Norma-norma atau aturan-aturan atau kebiasaan yang dianut atau diyakini dalam kehidupan bernegara, berbangsa, pemerintah dan masyarakat.”
Keprotokolan di Indonesia diatur dalam Undang-undang nomor 8 tahun 1987, ialah serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat.
2. Persyaratan Menjadi Protokoler.
Persyaratan untuk menjadi protokoler yaitu :
1. Mempunyai pengetahuan dan pengaiaman luas terutama dalam hubungan antar manusia
2. Bermental kuat dan kepribadian tangguh
3. Trampil dan cekatan menguasai situasi
4. Mampu mengambil keputusan dengan cepat tetapi cermat
5. Sangat peka terhadap permasalahan yang timbul
6. Sangat memahami perasaan orang lain
7. Sederhana dan sopan serta hormat pada setiap orang
8. Pandai membawa diri dan selalu mawas diri
9. Rendah hati tetapi tidak rendah diri
10. Penampilan menarik
11. Pandai berbusana sesuai dengan suasana
12. Berbahasa dengan tekanan dan suara yang baik
13. Memiliki pengetahuan tentang ketatausahaan dan unsure-unsur manajemen
14. Menguasai istilah-istilah baru dan bahasa asing
Adapun yang mengatur kegiatan protokol adalah pejabat protokol yang berkompenten dalam menyelenggarakan keprotokolan dan seseorang yang memiliki tugas dan fungsi yang berkaitan dengan keprotokolan.
3. Jenis-jenis Kegiatan Protokol
Jenis-jenis kegiatan keprotokolan dapat meliputi:
a. Jenis kegiatan Umum/ Kenegaraan
Jenis Kegiatan yang bersifat umum dapat pula berlaku di tingkat Universitas/ Perguruan tinggi/ Kedinasan instansi, antara lain berbentuk:
1) Upacara pelantikan dan serah terima jabatan
2) Upacara penandatanganan naskah kerjasama
3) Upacara sumpah pegawai
4) Upacara peresmian/ pembukaan gedung baru
5) Peresmian pembukaan seminar, symposium, siskusi dan sebagainya
b. Jenis kegiatan yang bersifat Universitas/ Perguruan tinggi
1) Upacara Dies Natalies
2) Upacara wisuda sarjana
3) Upacara pengukuhan guru besar
4) Upacara promosi Doktor/ Doktor Honoris Causa
4. Aktivitas Protokoler
Aktivitasnya terdiri atas 5 hal yaitu
a. Tata ruang,
b. Tata upacara,
c. Tata Tempat,
d. Tata Busana,
e. Tata Warkat.
a. Tata ruang,
Tata ruang adalah pengatur ruang atau tempat yang akan dipergunakan sebagai tempat aktivitas. Ruang harus dipersiapkan sesuai dengan ketentuan, tergantung dari jenis aktivitas.
1) Perangkat keras, adalah berbagai macam perlengkapan yang diperlukan untuk maksud suatu kegiatan berupa meja, kursi/sofa, sound system/ public address, dekorasi, permadani, bendera, taman dan lain sebagainya
2) Perangkat lunak, antara lain personil yang terlibat dalam rangka pelaksanaan suatu kegiatan seperti, penerima tamu, pemandu acara, petugas keamanan, petugas konsumsi dan sebagainya.
Yang perlu diperhatikan :
1) Ruang harus sesuai dengan kebutuhan (jumlah kursi dan meja)
2) Papan nama petunjuk yang diperlukan
3) Tata suara yang memadai, disesuaikan dengan tata ruang dan tempat
4) Tata lampu yang mencukupi kebutuhan.
Penjelasan mengenai perangkat keras sudah disebutkan, namun masih perlu diingat mengenai :
1) Jumlah kursi, meja dan perlengkapan sound system, perlengkapan konsumsi
2) Perangkat lunak, terdiri dari personil yang bertugas sebagai pelaksana di lapangan, termasuk pemandu acara/pembawa acara, penerima tamu, konsumsi, keamanan dan sebagainya
3) Khusus Pemandu Acara (MC), dapat dijelaskan sebagai berikut:
a)Sebagai pemandu acara ia akan melaksanakan tugas sebagai MC
(1). Sikap yang tegas dan berdisiplin tinggi
(2). Volume suara yang konstan dan mantap
(3). Kemampuan menguasai bahasa secara baik, bahasa Indonesia maupun bahasa asing.
(4). Kepekaan terhadap situasi, dalam arti mampu menguasai keadaan dan mampu mengambil keputusan
(5). Sifat yang tidak mudah tersinggung
(6). Berkepribadian
b) Pemandu acara adalah kemudi dari seluruh pelaksanaan kegiatan acara, oleh sebab itu harus trampil dengan cepat tanggap membaca situasi.
c) Harus dapat menempatkan diri cukup sopan dan simpatik
d) Mengetahui tempat posisi berdiri yang tepat (menguasai arena kegiatan)
e) Pandai mengatur volume suara
f) Tidak dibenarkan pemandu acara mengulas (memberikan komentar) pidato seseorang
g) Mampu menguasai massa
- Tata upacara,
Tata upacara adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya. Untuk keperluan itu harus diperhatikan:
1) jenis kegiatan;
2) bahasa pengantar yang dipergunakan;
3) materi aktivitas.
Dalam tata upacara, supaya direncanakan siapa yang akan terlibat dalam kegiatan upacara, personil penyelenggara dan alat penunjang lain. Pengisi acara, misal dalam memberikan sambutan, diperhatikan jenjang jabatan mereka yang akan memberikan sambutan. Kesediaan mereka yang menyambut, jauh sebelumnya sudah dihubungi. Untuk kelancaran suatu "upacara" diperlukan seorang "stage manajer" yang bertugas menjadi penghubung antara pembawa acara dan pelaksana upacara.
- Tata Tempat (Preseance)
Kata preseance berasal dari bahasa Perancis atau dalam bahasa Inggris precende yang artinya urutan. Maksudnya disini adalah urutan berdasarkan prioritas, atau siapa yang lebih dulu.
Secara keseluruhan, dapat diartikan preseance adalah ketentuan atau norma yang berlaku dalam hal tata duduk para pejabat, yang biasanya didasarkan atas kedudukan ketatanegaraan dari pejabat yang bersangkutan, kedudukan administratif/struktural dan kedudukan sosial. Tata urutan tempat duduk di Indonesia
Pihak-pihak yang berhak didahulukan dalam preseance:
1) Golongan Very Important Person (VIP), pihak yang didahulukan karena jabarannya atau kedudukannya.
2) Golongan Very Important Citizen (VIC), pihak yang didahulukan karena derajatya, misalnya bangsawan dan sebagainnya.
Pedoman Preseance:
1) Aturan dasar Preseance
a) Orang yang dianggap paling utama atau tertinggi, mempunyai urutan paling depan atau mendahului,
b) Jika orang-orang dalam posisi duduk atau berdiri berjajar, yang paling penting adalah mereka yang di sebelag kanan.
2) Aturan umum tata tempat
a) Jika duduknya menghadap meja, yang dianggap tempat pertama adalah menghadap pintu keluar. Yang duduk di dekat pintu dianggap paling terakhir.
b) Dalam pengaturan tempat suatu jajaran (dari sisi ke sisi), yaitu bila orang-orang tersebut berjajar pada garis yang sama, maka tempat sebelah kanan di luar atau tempat yang paling tengah adalah yang pertama tergantung situasi.
3) Aturan tempat duduk
Urutan tempat duduk diatur menurut aturan sebagai berikut:
a) Yang didahulukan adalah tempat duduk yang paling tinggi
b) Berikutnya diatur secara berurutan berdasarkan letak tempat sebelah yang utama, sebelah kanan merupakan urutan nomor tiga, sebelah kiri urutan nomor tiga.
4) Atutan urutan memasuki kendaraan
Tata urutan memasuki kenderaan, bagi undangan resmi atau kenegaraan memerlukan perhatian dan penanganan khusus bahkan perencanaan yang matang. Tipe kenderaan juga mempengaruhi pengaturan itu. Peranan pengemudi, ia juga harus mengenal pengetahuan protokoler, termasuk penampilannya.
Beberapa cara bagaimana memasuki pesawat udara, kapal laut, kenderaan mobil atau kereta api sebagai berikut:
a) Pesawat udara : Seorang dengan urutan pertama akan masuk pesawat udara yang paling akhir, sedangkan kalau menuruni pesawat, orang yang utama akan turun lebih dahulu.
b) Kapal laut: orang yang utama, naik terlebih dahulu dan akan turun akan turun lebih dahulu
c) Kenderaan mobil atau kereta: orang yang paling utama baik sewaktu naik maupun sewaktu turun akan mendahului yang lain. Namun demikian apabila letak kendaraan tidak dapat diatur sedemikian rupa karena keadaan, hal tersebut merupakan suatu perkecualian.
d) Letak kenderaan hendaknya dihadapkan ke kiri, artinya arah kenderaan akan menuju, berada di sebelah kiri kita.
e) Yang utama duduk di tempat duduk sebelah kanan, sedang berikutnya di sebelah kiri.
f) Bila sampai ke tempat tujuan dan akan turun, hendaknya kenderaan dihadapkan ke sebelah kanan, sehingga memudahkan yang utama dapat turun lebih dahulu.
g) Jika penumpang mobil tiga orang dan duduk di belakang, maka orang yang paling terhormat duduk disebelah kanan, orang ke dua duduk paling kiri, dan orang ketiga duduk di tengah.
h) Jika mobil dimungkinkan di duduki oleh lebih dari 5 atau 6 orang, karena ada tambahan bak di tengah, maka bak yang paling tengah diduduki oleh orang yang paling rendah kedudukannya, yang lebih tinggi menduduki di sebelah kanan kirinya.
- Tata Busana.
Tata busana disini ialah pakaian yang harus yang dimaksud ialah pakaian yang harus dikenakan pada suatu aktivitas protokoler, baik oleh para pejabat undangan ataupun pelaksana kegiatan.
Tata busana harus ditentukan atau dicantumkan pada surat undangan yang dikirimkan baik formal maupun informal.
Jenis tata busana yang perlu diketahui:
1) Pakaian Sipil Lengkap (PSL)
2) Pakaian Sipil Harian (PSH)
3) Pakaian Oinas Lapangan (PDL)
4) Pakaian Dinas Harian (PDH)
5) Pakaian Dinas Upacara I, II, II, (PDU) untuk kalangan militer.
6) Pakaian Resmi Jabatan (untuk pejabat tertentu)
7) Pakaian Nasional atau pakaian resmi organisasi (Dharma Wanita, Korpri)
8) Toga (Untuk Perguruan Tinggi/lnstitut)
- TataWarkat.
Pengaturan mengenai undangan yang akan dikirim untuk suatu kegiatan. Hal yang perlu diperhatikan ialah:
1) Daftar nama tamu yang akan diundang hendaknya sudah disiapkan sesuai dengan jenis/keperluan kegiatan.
2) Jumlah undangan disesuaikan dengan kapasitas tempat, kepentingan serta tercapainya tujuan kegiatan sendiri.
3) Bentuk undangan sedapat mungkin dibakukan untuk setiap jenis kegiatan, baik mengenai format, isi dan sebagainya.
4) Menulis nama orang yang diundang hendaknya secara benar dan jelas baik mengenai nama, pangkat, jabatan dan alamatnya.
5) Dalam undangan perlu dijelaskan undangan diperuntukkan beserta istri/suami atau tidak. Tidak dibenarkan dalam undangan resmi disebutkan undangan berlaku untuk beberapa orang.
6) Mencantumkan kode undangan pada sampul undangan untuk mempermudah penempatan duduknya.
7) Mencantumkan ketentuan mengenai pakaian yang dikenakan.
8) Menentukan batas waktu penerimaan tamu.
9) Catatan dalam undangan agar memberitahukan kehadirannya atau ketidak hadirannya (RSVP yang merupakan singkatan: Respondez s’il vous plaiz)
10) Undangan dikirim dalam waktu relatif tidak terlalu lama dengan waktu pelaksanaan kegiatan (seminggu sebelumnya hendaknya sudah terkirim).
5. Tata Cara Mengatur Kegiatan Protokol
Dalam mengatur kegiatan keprotokolan harus memiliki:
a. Tata cara, setiap kegiatan acara harus dilakukan secara tertib, khidmat serta setiap perbuatan atau tindakan yang dilakukan menurut aturan dan urutan yang telah dilakukan.
b. Tata krama, yaitu etiket dalam pemberian penghormatan
c. Aplikasi aturan-aturan, yaitu penerapan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang keprotokolan dan yang berkaitan dengan keprotokolan harus berlaku selaras dengan situasi dan kondisi.
6. Peran dan Fungsi Protokoler
Peran dan fungsi protokoler turut menentukan keberhasilan kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasi atau institusi. Disamping itu, protokol juga merupakan bagian yang melekat dari aktivitas perusahaan dan turut mewarnai budaya kerja, terutama bagi para petugas protokol yang sangat dekat perannya dalam mendukung tugas kepemimpinan, baik di tingkat lokal maupun nasional.
Diperlukan adanya keberadaan protokol dalam sebuah lembaga/ perusahaan adalah karena protokol ikut menentukan terciptanya suasana yang memperngaruhi keberhasilan suatu acara yang dibuat oleh perusahaan tersebut. Selain itu dapat menciptakan tata pergaulan yang mndekatkan satu sama lain dan dapat diterima oleh semua pihak, terciptanya upacara yang khidmat, megah, dan agung, serta terciptanya ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan tugas.
B. Penyelenggaraan seminar
Tahapan penyelenggaraan seminar :
1. Tahap orientasi
2. Tahap persiapan
3. Tahap pelaksanaan
4. Tahap penutupan
1. Tahap orientasi, yang perlu dipertimbangkan adalah :
a. Latar belakang diadakannya suatu kegiatan
b. Tujuan diadakannya suatu kegiatan
c. Manfaat yang akan diperoleh dari suatu kegiatan yang diadakan
d. Kemungkinan – kemungkinan yang akan terjadi jikan suatu kegiatan tersebut diadakan
2. Tahap persiapan, langkah-langkahnya adalah :
a. Pembentukan panitia, melalui pembentukan formatur atau musyawarah langsung.
b. Rapat-rapat panitia, diperlukan untuk mengetahui persiapan – persiapan pelaksanaan kegiatan agar nantinya kegiatan pokok dapat berjalan lancer sesuai dengan yang diharapkan.
c. Anggaran dana, membuat daftar periksa anggaran yang memuat informasi prediksi pengeluaran yang akan dikeluarkan.
3. Tahap pelaksanaan
Memastikan penggunaan ruangan/gedung yang akan dipakai, memperhatikan kapasitasnya. fasilitas2 dan letak yang strategis dilihat dari prediksi asal peserta, kenderaan umum, dan juga penataan ruangan.
4. Tahap penutupan
Bentuk kegiatan tahap akhir adalah rapat pertanggungjawaban atas seluruh tanggung jawab masing-masing personal/seksi sesuai dengan bagian yang menjadi tugasnya.
Setelah semua pekerjaan dianggap selesai maka dilakukan pembubaran panitia, biasanya dilakukan oleh pejabat tertinggi dalam kepanitiaan.
C. Pembawa Acara (MC=Pemandu Acara)
1. Pembawa acara merupakan bagian dari kegiatan protokoler.
2. Istilah pembawa acara sering diartikan sama dengan Announcer {penymr), Toatmasier(pembawa acara untuk pesta-pesta). Masterof CErEmony(pembawa acara untuk acara yang sifatnya seremonial. misalnya: upacara wisuda, upacara kenegaraan, dsb).
Beberapa hal yang perlu diperhatikan :
1. Berbusana yang baik
2. Nada/volume suara yang baik
3. Tata bahasa yang baik
4. Bersikap yang baik
5. Cara bertindak dari acara satu ke acara yang lain
6. Cara menutup acara yang baik
DAFTAR PUSTAKA
Haryati, Sri. Keprotokolan di Indonesia, Pengertian dan Istilah. Jakarta: Gramedia
Pustaka Utama, 2004.
Olii, Helena. Pengetahuan Protokol. Jakarta: Fikom UMB, 2007.
Wiryandari, Rosita. Sejarah dan Fungsi Keprotokolan. Jakarta: Fikom UMB, 2007
www.panca .wordpress.com/2006/07/17/sejarah-kata-protokol.
www.unpad.ac.id. Anbarini, Ratih. Protokol berperan penting dalam pencitraan
oragnaisasi.
