1. Persiapan ruangan
1. Persiapan administarsi meliputi:
a) Membuat surat undangan
b) Menyusun acara dan daftar hadir peserta
c) Acara meeting di susun secara kronologis dan sistematis
d) Daftar hadir rapat/buku tamu atau buku biasa, daftar hadir ini di perlukan untuk mengetahui jumlah yang harus di persiapkan segala sesuatunya,dan di samping itu juga di perlukan sebagai dokumentasi serta pertanggung jawaban biaya yang di keluarkan.
2. Mempersiapkan bahan-bahan meeting
Bahan-bahan tersebut berupa:
a) Hasil meeting yang lalu
b) Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas
c) Peraturan perundangan yang akan di perlukan
d) Bahan-bahan penerbitan yang ada kaitannya dengan materi yang akan di bahas
e) Alat-alat tulis
3. Mempersiapkan peralatan meeting
4. Membuat catatan meeting
Isi dari catatan meeting terdiri dari:
a) Judul meeting yang diselenggarakan
b) Bila terdiri atas kelompok, perlu menyebutkan nama-nama kelompok
c) Tanggal, waktu dan tempat meeting di selenggarakan
d) Nama jenis meeting
e) Nama peserta dan nama instansi
f) Catatan dari seluruh kegiatan meeting
5. Mengirimkan hasil meeting
6. Menggadakan tindak lanjut
1. Tugas Sekretaris Dalam Menyiapkan Rapat
1. Memeriksa ruangan rapat
2. Menghitung jumlah tempat duduk yang di sesuaikan dengan jumlah peserta yang di undang
3. Letak tempat duduk disesuaikan dengan fungsi dari tiap peserta
4. Memeriksa perlengkapan yang telah tersedia, termasuk bahan-bahan
5. Sekretaris harus selalu ada ditempat
6. Sekretaris dapat menugaskan orang khusus untuk merekam semua Pembicaraan baik melakui tipe recorder maupun steno
7. Apabila jumlah peserta telah hadir mencapai 80-90 %, sekretaris perlu memberi laporan kepada pimpinan
8. Hasil rekaman dan catatan perlu diedit kembali dan di pertimbangankan mana yang diperlukan dan mana yang dapat di buang sesuai dengan ketentuan meeting
9. Hasil catatan meeting telah di susun di bacakan kembali
10. Terjadinya pengambilan suara, sekretaris perlu mencatat nama-nama yang tidak setuju dan setuju
11. Membuat ucapan terima kasih
12. Membuat notulen
Notulen adalah: Suatu catatan singkat tentang suatu pembicaraan
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
