Pengertian Notulen adalah catatan singkat tentang suatu pembicaraan. Notulen rapat hendaknya ditandatangani oleh ketua rapat, untuk dijadikan bahan pemikiran lebih lanjut. Notulen rapat penting artinya, karena berisi keputusan yang telah dihasilkan dalam rapat, untuk pegangan bersama.
1. Persyaratan menjadi notulis adalah:
a. Mampu melakukan 2 hal sekaligus, mendengar dan menulis
b. Kemampuan untuk memilih bagian yang penting dan yang tidak penting
c. Kemampuan untuk berkonsentrasi
d. Kemampuan untuk menyesuaikan diri, kemampuaan melapor secara netral
e. Memahami bahasa teknis, dan menguasai materi pembahasan
f. Kemampuaan mengetahui kebutuhan pembaca
g. Mendengarkan dengan maksud menemukan sesuatu
h. Kemampuan menulis cepat
i. Mampu mengemukakan pikiran secara cepat
j. Menguasai metode mencatat
k. Menguasai berbagai metode pengolahan data
l. Mengenal berbagai struktur rapat
2. Hak notulis antara lain:
Sebelum rapat
Sebelum rapat
Notulis berhak memperoleh informasi mengenai latar belakang materi yang akan di sajikan dalam rapat.
b. Pada waktu rapat berlangsung
1) Berhak meminta perumusan yang jelas mengenai tujuan rapat apabila belum mendapatkannya.
2) Berhak menerima semua dokumen yang di bagikan pada waktu rapat
3) Berhak menuntut ketua sidang agar menertibkan rapat yang kacau
4) Berhak mendapatkan perumusan yang baik dari semua peserta rapat yang
telah di ajukan
5) Berhak mendapat rangkuman dan kesimpulan rapat
6) Berhak duduk di samping ketua sidang
7) Berhak meminta dirinya di gantikan dalam pembicaraan yang berkepanjangan
8) Berhak atas pembebasan tugas-tugas lain
c. Sesudah rapat
1) Hak untuk mendapat kan
2) Berhak atas persediaan para peserta rapat, mendapatkan informasi tambahan rapat
d. Peserta rapat
Peserta rapat adalah orang yang mengikuti sebuah rapat. Seringkali untuk rapat-rapat tertentu pemimpin, moderator, dan notulis berfungsi sekaligus sebagai peserta rapat.
3. Susunan notulen terdiri dari
1. Judul notulen
2. Waktu dan tempat serta jam(mulai dan berakhir)
3. Pemimpin (ketua dan sekretaris)
4. Jumlah yang diundang
Hadir :
Tidak hadir :
(Nama sebutkan dalam daftar hadir)
5. Acara meeting (sebutkan secara berurutan)
6. Jalannya meeting(acara 1sampai dengan penutup)
7. Tempat, tanggal, bulan, dan tahun
8. Pembuatan Notulen (sekretaris)
9. Pengesahan notulen oleh ketua
4. Fungsi notulen
1) Sebagai dokumen dan barang bukti
2) Sebagai sumber informasi bagi yang tidak menghadiri rapat
3) Sebagai landasan pertemuan berikutnya
4) Sebagai alat pengingat para peserta rapat
5) Sebagai bukti sejarah
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
